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广州年会场地场地租注意事项

开年会预租场地是首要条例,但是根据客人的要求各不相同,所以造成了客人确认会场相当困难,因此为了更好的成单,我们必须比客人想得更加的周到,特别是以下的注意事项。

一、会议场地大小要适中

会场太大,人数不多,空出来的位置太多,就会显得松松散散,给参与会议的人员一种不景气的感觉;反过来说,如果会场太小了,人数过多,硬生生挤在一起,感觉又跟赶集一样,显得小气且不说,根本就无法开好会议。

二、会议场地地点要合理

如果说超过一天的会议,那么就应该预订一家全面一些的会议酒店作为会场,一方面可以开会,另一方面也可以方便与会者住宿,又或者把会场地点定的离与会者住所比较近一些,那样可以避免他们来回奔波。

三、会议场地附属设施要齐全

会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、隔音、电话、扩音、投影、录音及服务方面进行严格的检查,很多会务人员有一种不好的习惯就是以为往年都在同一个地方召开的年会,肯定是没有什么问题的,殊不知这样的草率就大大增加造成损失的几率。

四、会场处要有停车场

一般情况下会议酒店都设有专属的停车场,但是也不敢保证任何一家都有停车场,所以为了方便与会者,谨慎起见,一定要在预订年会场地之前就搞清楚有没有停车场。

1、圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。

2、口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

3、教室型。这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。

一个年会的召开,关系到企业的未来更好的发展,只有在筹备阶段做好一切的准备工作,多注意预订年会场地事项,才能为年会的顺利召开做好扎实的铺垫。